Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

(ci-après la « Politique »)

La présente Politique a pour objet principal de vous informer :

• Des moyens utilisés par SADC pour recueillir des renseignements personnels ;
• De la nature des renseignements personnels qui sont recueillis par SADC et des fins poursuivies par ces renseignements personnels ;
• De la façon dont SADC peut utiliser les renseignements personnels ainsi que des tiers auxquels SADC est susceptible de communiquer ces renseignements personnels, le cas échéant ;
• Des différentes mesures de sécurité mises en place par SADC afin de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels ; et
• Des droits dont vous bénéficiez à l’égard des renseignements personnels colligés par SADC, notamment pour accéder à vos renseignements personnels ou demander la rectification d’un renseignement personnel inexact, le cas échéant.

En transmettant un ou plusieurs renseignements personnels à SADC par l’intermédiaire (i) d’un contact direct ou indirect avec un représentant autorisé de SADC ou (ii) de votre utilisation du Site Web, vous consentez expressément à ce que SADC collige, utilise, communique et conserve ces renseignements personnels conformément aux termes, modalités et conditions prévus dans la présente Politique.

La présente Politique ainsi que toute version modifiée de celle-ci sont assujetties à la législation applicable dans la province de Québec au Canada.

1. Dans quelles circonstances SADC recueille-t-il des renseignements personnels, par quels moyens et pour quelles fins ?

SADC recueille des renseignements personnels dans deux circonstances : (i) lors de la transmission volontaire de renseignements personnels à un représentant autorisé de SADC et (ii) lors de votre utilisation du Site Web.

i)              Transmission volontaire de renseignements personnels à un représentant autorisé de SADC

Quels sont les moyens de la collecte

La transmission volontaire de renseignements personnels à un représentant autorisé de SADC peut se faire par divers moyens parmi lesquels:

1. En répondant volontairement aux questions des agents de SADC qui peuvent communiquer directement avec vous par téléphone, en personne, par poste ou par courriel électronique ;
2. En fournissant des renseignements personnels aux agents de SADC par téléphone, en personne, par courrier postal ou par courriel électronique ;

Quels renseignements personnels SADC recueille-t-il par ses représentants autorisés ?

Dans les circonstances susmentionnées, SADC peut recueillir les renseignements personnels suivants:

• Le nom, prénom et certaines de vos coordonnées (numéro de téléphone, adresse courriel, adresse postale);
• Des renseignements financiers lorsque cela est nécessaire à l’accomplissement d’une transaction à laquelle la personne concernée par le renseignement personnel désire;

Dans tous les cas, avant de collecter des renseignements personnels à votre égard, le représentant autorisé de SADC vous spécifiera le renseignement personnel demandé avant de le recueillir.

Quelles sont les fins des renseignements personnels collectés par les agents de SADC ?

SADC collecte des renseignements personnels par l’usage de ses agents pour l’accomplissement de nombreuses fins :

• Communiquer avec des clients potentiels et assurer que la communication à leur égard soit personnalisée ;
• Réaliser de la publicité auprès de clients ou de visiteurs;
• Répondre à vos requêtes;
• Évaluer vos besoins et vos intérêts;
• Assurer la conformité à une Loi, à une ordonnance d’un tribunal ou à une procédure judiciaire ;
• Assurer la protection légale de SADC en cas de litige ;
• Évaluer et améliorer les mesures de protection et de sécurité ;
• Prévenir ou détecter la fraude ou des actes illégaux ; et
• Répondre aux plaintes et aux demandes d’accès, de rectification ou de retrait de consentement.

ii)             Collecte de renseignements personnels lors de votre utilisation du Site Web.

Quels sont les moyens de la collecte

Lorsque vous visitez notre Site Web des renseignements personnels sont collectés à votre égard de divers moyens, soit :

• Automatiquement par votre connexion au Site Web (votre ordinateur et le serveur du Site Web échangent automatiquement des renseignements personnels lors de la connexion);
• Automatiquement par l’installation sur votre ordinateur de témoins de connexion temporaires;
• Automatiquement par l’usage de nos processus de journalisation;
• Par vos communications courriel (si vous nous communiquez des renseignements personnels par courriels) ; et
• Par les informations que vous inscrivez dans nos formulaires disponibles sur notre Site Web.

Quels renseignements personnels SADC recueille-t-il ?

SADC peut recueillir les renseignements personnels suivants :

1. Renseignements collectés automatiquement :

Lorsque vous visitez notre Site Web des renseignements personnels sont collectés automatiquement soit :

• Le nom de domaine de votre fournisseur d’accès à Internet ;
• Votre adresse IP ;
• Votre fureteur (Explorer, Firefox, etc.) ;
• Le système d’exploitation (Windows, Mac OS, etc.) que vous utilisez ;
• La date et l’heure de votre visite sur le Site Web ;
• Les pages que vous consultez ; et
• L’adresse du site référent, si vous accédez au Site Web à partir d’un autre site.

1. Autres renseignements collectés:

Si vous nous communiquez un courriel, que vous nous formulez une demande ou que vous communiquez directement avec nous par clavardage, il se peut que vous nous communiquiez d’autres renseignements personnels dont le contenu variera selon la nature des échanges.

Veuillez noter que les renseignements personnels inscrits dans vos échanges et votre historique de communications avec SADC seront collectés.

Finalement, toute demande d’accès, de rectification ou de retrait de consentement selon les modalités prévues à la section 7 de cette Politique vous réclamera de justifier votre identité en nous dévoilant une pièce d’identité valide avec photo et votre nom. Tous les autres renseignements personnels contenus dans cette pièce d’identité peuvent être masqués.

À quelles fins SADC recueille-t-il des renseignements personnels ?

SADC recueille vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Assurer qu’un visiteur du Site Web puisse se connecter au Site Web;
• Assurer que le Site Web puisse fonctionner convenablement;
• Évaluer l’efficacité des démarches de SADC pour acquérir des visiteurs ou de la clientèle;
• Améliorer la performance du Site Web et son efficacité à retenir des visiteurs;
• Communiquer avec des clients potentiels et assurer que la communication à leur égard soit personnalisée ;
• Réaliser de la publicité auprès de clients et des visiteurs;
• Évaluer les besoins et intérêts de la clientèle;
• Assurer la conformité à une loi, à une ordonnance d’un tribunal ou à une procédure judiciaire;
• Assurer la protection légale de SADC en cas de litige causé par votre action ou inaction ou en cas de litige vous opposant à SADC;
• Évaluer et améliorer les mesures de protection et de sécurité;
• Prévenir ou détecter la fraude; et
• Satisfaire les plaintes, demandes d’accès, de rectification ou de retrait de consentement.

Liens vers d’autres sites

Le Site Web propose parfois des liens vers d’autres sites web appartenant à d’autres organisations. Lors de votre visite de ces sites, vous ne serez pas assujettis à la présente politique de confidentialité, mais à celle du site externe, s’il en possède une.

2. À qui SADC est-il susceptible de communiquer vos renseignements personnels?

De façon générale, SADC utilise vos renseignements personnels uniquement à des fins internes.

Toutefois, SADC est susceptible de communiquer, transmettre ou permettre l’accès à vos renseignements personnels aux personnes ou entités suivantes :

1. Aux employés de SADC, s’ils ont besoin d’avoir accès à ces renseignements dans le cadre de leurs fonctions ;
2. À toute autre personne ou entité, lorsque prescrit ou permis par la législation applicable ;
3. À toute autre personne ou entité auxquelles vous consentez la communication du renseignement ; ou
4. À des fournisseurs de services externes avec qui SADC a conclu une entente contractuelle aux termes de laquelle le fournisseur de services externe ne pourra pas utiliser le renseignement personnel à d’autres fins que la fourniture dudit service et devra détruire les renseignements personnels communiqués la terminaison de l’entente contractuelle.

SADC peut communiquer vos renseignements personnels à des personnes ou entités faisant partie des catégories ci-devant énumérées qui sont situées à l’extérieur des frontières de la province de Québec.

3.  Les limites à la communication et à l’usage des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis sont détruits dès l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis à moins, bien sûr, qu’une loi ou règlement n’oblige SADC à les conserver ou qu’une loi ou règlement n’impose un délai de conservation spécifique.

SADC ne vend pas de renseignements personnels à des tiers et ne permet pas à des tiers d’accéder aux renseignements personnels à moins que l’octroi de cet accès ne soit nécessaire pour remplir l’une des fins susmentionnées et que l’accès ou la communication sans le consentement des personnes concernées est autorisé ou imposé par une loi ou règlement.

Tous les paramètres de confidentialité applicables à votre utilisation du Site Web offrent, par défaut, le plus haut niveau de confidentialité, sans aucune intervention de votre part.

4. Comment SADC protège-t-il la confidentialité de vos renseignements personnels ?

SADC prend des mesures de protection physiques, technologiques, contractuelles et administratives adéquates pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, le Site Web est doté de certains mécanismes de sécurité visant à protéger vos renseignements personnels, à savoir :

• Les renseignements personnels collectés sur le Site Web sont chiffrés au repos;
• Tous les transferts de renseignements personnels entre les différentes composantes du Site Web sont chiffrés ; et
• Les fournisseurs de services informatiques de SADC sont contractuellement tenus de respecter différentes obligations en matière de sécurité qui impliquent notamment une validation périodique des pratiques et processus de sécurité et ainsi qu’une veille continue des composantes logicielles du Site Web et de leur mise à jour.

Outre ces mesures, SADC prévoit également, entre autres :

• Une gestion interne des accès pour ses employés. Seuls nos employés pour lesquels il est nécessaire d’accéder aux renseignements personnels afin d’accomplir leurs fonctions peuvent y accéder;
• Une politique interne de protection des renseignements auxquels sont soumis les employés de SADC pour s’assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des renseignements personnels;
• Un registre des incidents de confidentialité, qui aide SADC à inventorier les incidents, mineurs ou majeures, porte atteinte à vos renseignements personnels afin de s’assurer que ces incidents ne se reproduisent plus et d’identifier les mesures nécessaires;
• Un calendrier de conservation des renseignements personnels, afin de s’assurer que les renseignements personnels sont détruits lorsqu’ils ne sont plus requis aux fins susmentionnées et que la loi n’exige plus leur conservation;
• Un plan de réponse aux incidents de confidentialité, qui permet à SADC de répondre efficacement et rapidement aux atteintes à vos renseignements personnels ;
• Une journalisation des accès à vos renseignements personnels; et
• Des formations annuelles aux membres de notre personnel.

Malgré ces différentes mesures, il reste néanmoins impossible pour SADC de garantir la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés. Si vous suspectez que vos renseignements personnels conservés par SADC ont été compromis, veillez à communiquer à notre Responsable de la protection des renseignements personnels à cette adresse : jocelyn.levesque@sadcrn.ca.

5. Quelles sont les mesures mises en place par SADC en matière d’incident de confidentialité?

SADC tient à jour un registre des incidents de confidentialité en conformité avec la législation applicable. Advenant la survenance d’une atteinte à vos renseignements personnels présentant un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, SADC prendra les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la législation applicable. SADC appliquera également les mesures qui permettront de limiter les préjudices pouvant résulter de l’atteinte et qui permettront de limiter les chances que l’atteinte ne se reproduise.

6. Quelle est la durée de conservation de vos renseignements personnels ?

Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des renseignements personnels, nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire à l’accomplissement des fins énumérées dans la section 1 de la présente Politique ou pour la durée requise pour nous conformer à nos obligations statutaires, selon la plus tardive de ces échéances.

7. Demandes relatives aux renseignements personnels

i)              Demande d’accès

Vous ou une personne habilitée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé pouvez formuler une demande d’accès à vos renseignements personnels en vous adressant directement à notre Responsable de la protection des renseignements personnels selon la procédure sous-mentionnée. Le Responsable de la protection des renseignements personnels de SADC accordera cet accès sauf si :

• La loi empêche SADC d’accorder l’accès;
• SADC possède un intérêt sérieux et légitime pour en refuser l’accès; ou
• Accorder cet accès risque de nuire sérieusement à un tiers.

En principe, l’exercice du droit d’accès est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables pourront être exigés au demandeur afin de compenser les coûts de transcription, de reproduction ou de transmission des renseignements personnels. Dans un tel cas, le demandeur sera avisé du montant des frais en question avant le traitement de sa demande.

Vous pouvez également demander d’obtenir une copie des renseignements personnels qui les concernent en présentant une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels selon la procédure sous-mentionnée.

Dans l’éventualité où SADC acquiesce à toute demande visant l’obtention d’une copie de renseignements personnels informatisés formulée, SADC veillera à lui communiquer (ou à toute personne ou organisme autorisé par la loi à recueillir de tels renseignements personnels) cette copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé. À moins que la communication de cette copie dans un tel format technologique soulève des difficultés pratiques sérieuses ou que SADC ou l’un de ses fournisseurs de services a inféré ou créé le renseignement personnel.

ii)             Demande de rectification

Nous vous demandons de nous informer de tout changement pouvant affecter l’authenticité ou l’exactitude de vos renseignements personnels.

Vous ou une personne habilitée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé pouvez également adresser une demande de rectification de vos renseignements personnels. Une telle demande vous permettra de corriger les renseignements personnels en notre possession si :

• Les renseignements personnels sont inexacts;
• Les renseignements personnels sont périmés;
• Les renseignements personnels sont équivoques;
• Les renseignements personnels sont incomplets; ou
• Les renseignements personnels ont été recueillis de façon injustifiée.

Alternativement, vous pouvez adresser une demande de rectification écrite demandant à notre Responsable de détruire les renseignements personnels périmés ou recueillis ou conservés de façon injustifiée. Toute demande de destruction ou de correction doit s’adresser par écrit à notre Responsable de la protection des renseignements selon la procédure sous-mentionnée.

iii)            Demande de cessation de diffusion, de désindexation ou de réindexation

SADC peut également, à la demande de la personne concernée par le renseignement ou toute personne habilitée par la loi à agir ainsi, de cesser la diffusion d’un renseignement personnel, désindexer ou réindexer, selon le cas, tout hyperlien rattaché au nom d’une personne concernée par un renseignement personnel, sous réserve des critères établis par la législation applicable alors en vigueur.

iv)            Demande de retrait de consentement

Sous réserve de vos engagements contractuels avec SADC et de la législation applicable, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (si elle s’applique à vous) vous permet de retirer votre consentement à certains usages ou communications de renseignements personnels. Veuillez noter que l’exercice de ce droit peut affecter les services de SADC à votre égard. À ce titre, si vous nous formulez cette demande, SADC identifiera quels seront les conséquences du retrait de consentement sur les services.

8. Procédures de demande

Toutes demandes d’accès ou de rectification doivent être adressées par écrit à Jocelyn Lévesque, notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Un demandeur peut communiquer directement avec lui en envoyant un courriel à cette adresse jocelyn.levesque@sadcrn.ca.

La demande doit être suffisamment détaillée pour permettre à notre Responsable d’évaluer et de repérer les renseignements personnels visés par la demande. Surtout le demandeur doit s’assurer que le Responsable puisse le rejoindre pour que le Responsable puisse lui prêter assistance pour préciser sa demande, pour faciliter l’identification des renseignements personnels visés par la demande, et, surtout, pour communiquer l’acceptation ou le refus de sa demande le cas échéant.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels a le devoir de traiter ces demandes en 30 jours. Si la demande n’est pas traitée dans les délais, elle est réputée avoir été refusée.

9. Procédure de plainte

Vous pouvez adresser une plainte quant à nos méthodes, pratiques et politiques de protection ou de gouvernance des renseignements personnels en communiquant directement à notre Responsable de la protection des renseignements personnels à cette adresse courriel : jocelyn.levesque@sadcrn.ca.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels répondra à la plainte dans les 30 jours suivant sa réception. Si la plainte est acceptée, un bref résumé des changements apportés à nos méthodes, pratiques et politiques de protection ou de gouvernance des renseignements personnels vous sera formulé.

10.  Modifications de la politique de confidentialité

SADC peut unilatéralement modifier la présente politique de protection des renseignements personnels. Avant d’appliquer les changements toutefois, SADC communiquera un avis sur le Site Web qui identifiera les changements à venir. Nous vous invitons donc à revisiter la présente politique de temps à autre et de vérifier si elle aurait été modifiée. Pour faciliter cette démarche, nous avons inscrit la date de dernière mise à jour de la présente Politique.

Si vous nous avez communiqué votre adresse courriel, vous recevrez également cet avis ou un avis similaire par courriel. Votre utilisation du Site Web, votre communication de vos renseignements personnels à un agent autorisé de SADC ou l’inscription de vos renseignements personnels sur un formulaire de SADC à compter de la réception de cette version sera réputée constituer une acceptation des modifications apportées.

11. Autres

Pour toute question sur l’un de vos droits, si vous désirez poser des questions à SADC ou pour tous commentaires veuillez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels.

A/S : Jocelyn Lévesque, responsable de la protection des renseignements personnels
Société d’aide au développement des collectivités de Rouyn-Noranda
161, avenue Murdoch, Rouyn-Noranda (Québec) J9X 1E3

Adresse électronique : jocelyn.levesque@sadcrn.ca

Dernière mise à jour de la présente politique : novembre 2023